Décompte de restitution du dépôt de garantie

Ce que c'est

Le décompte de restitution est la lettre qui accompagne le remboursement du dépôt de garantie. Il part du dépôt versé à l'entrée, déduit ligne par ligne les sommes que le locataire vous doit encore et les dégradations constatées à l'état des lieux de sortie, chacune avec son justificatif, et aboutit au montant rendu, ou à ce que le locataire doit encore si le dépôt ne suffit pas.

La loi n'impose pas de modèle, mais elle impose que chaque retenue soit dûment justifiée : un décompte clair, envoyé avec les devis ou factures, évite la plupart des contestations. C'est aussi la preuve de la date à laquelle vous avez rendu l'argent, celle qui compte pour la majoration de retard.

Quand il le faut

• Dans le mois qui suit la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, dans les deux mois sinon. Le délai court depuis la remise des clés, pas depuis l'état des lieux ni depuis la fin du bail.
• Le décompte s'envoie en même temps que le remboursement, à la nouvelle adresse donnée par le locataire lors de la remise des clés, ou par e-mail.
• En immeuble collectif, si les comptes de charges de l'année ne sont pas encore arrêtés, vous pouvez conserver une provision justifiée d'au plus 20 % du dépôt et faire un premier décompte provisoire ; le décompte définitif suit dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes de l'immeuble.
• Passé le délai, chaque période mensuelle commencée en retard ajoute 10 % du loyer mensuel hors charges au dépôt à rendre : mieux vaut restituer dans le délai la part qui n'est pas en cause et discuter le reste ensuite.

Ce que dit la loi

• Article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : le dépôt de garantie est restitué dans un délai maximal d'un mois à compter de la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, de deux mois sinon, déduction faite des sommes restant dues au bailleur et de celles dont il pourrait être tenu à la place du locataire, à condition qu'elles soient dûment justifiées.
• Même article, lu par la Cour de cassation (3e chambre civile, 29 janvier 2026, n° 24-20.758) : l'indemnité d'occupation dont le locataire est redevable s'il se maintient dans les lieux au-delà du terme du bail fait partie des sommes restant dues au bailleur ; elle se déduit donc du dépôt de garantie, comme un loyer impayé, sous la même condition d'être dûment justifiée.
• Même article : la remise des clés se fait en main propre ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ; le locataire indique alors au bailleur, ou à son mandataire, l'adresse de son nouveau domicile.
• Même article : en immeuble collectif, le bailleur procède à un arrêté des comptes provisoire et peut, lorsqu'elle est dûment justifiée, conserver une provision d'au plus 20 % du dépôt jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble ; le solde est rendu dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes. Les parties peuvent aussi convenir à l'amiable de tout solder tout de suite.
• Même article : à défaut de restitution dans le délai, le dépôt restant dû est majoré d'une somme égale à 10 % du loyer mensuel en principal pour chaque période mensuelle commencée en retard ; la majoration n'est pas due si le défaut de restitution vient de ce que le locataire n'a pas transmis sa nouvelle adresse.
• Même article encore : le dépôt ne peut pas dépasser un mois de loyer en principal, c'est-à-dire hors charges, en location vide (deux mois en meublé, article 25-6 ; aucun dépôt ne peut être exigé en bail mobilité, article 25-17) ; il ne porte pas intérêt au bénéfice du locataire et ne peut faire l'objet d'aucune révision pendant le bail.
• Article 7 c) et d) de la loi de 1989 : le locataire répond des dégradations survenues pendant le bail dans les locaux dont il a la jouissance exclusive, mais ce qui est occasionné par la vétusté reste à la charge du bailleur. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, article 4, définit la vétusté comme l'usure ou la détérioration résultant du temps ou de l'usage normal, et permet aux parties de convenir dès la signature du bail d'appliquer une grille de vétusté issue d'un accord collectif de location.

Ce qu'il doit contenir

• Le nom du bailleur et du locataire, l'adresse du logement, la date d'entrée, la date de remise des clés et la nouvelle adresse du locataire.
• Le montant du dépôt de garantie versé à l'entrée, tel qu'il figure au bail.
• Le délai applicable (un ou deux mois) et la date limite de restitution qui en découle.
• Les loyers et charges restant dus, avec les mois concernés, et le cas échéant le loyer du dernier mois au prorata.
• Chaque retenue pour dégradation : la pièce et l'élément concernés, le renvoi à la ligne de l'état des lieux de sortie, le coût de remise en état d'après devis ou facture, la vétusté déduite et la part restant à la charge du locataire.
• Le cas échéant, la provision conservée pour les charges de l'immeuble (au plus 20 % du dépôt) et la date prévue de l'arrêté des comptes.
• Le solde : ce que vous rendez, ou ce que le locataire doit encore, avec le mode de remboursement et sa date.
• La liste des justificatifs joints : devis, factures, état des lieux de sortie signé, décompte de charges.

Les erreurs classiques

• Retenir sans justificatif, ou sur une estimation au forfait : la loi exige que chaque somme soit dûment justifiée. Un devis détaillé est en général admis, vous n'êtes pas obligé d'avoir fait réaliser les travaux, mais il faut le produire.
• Facturer la remise à neuf au locataire : une peinture de dix ans refaite après son départ n'est pas à sa charge ; il ne doit que la part non usée d'un élément qu'il a abîmé.
• Compter le délai depuis l'état des lieux ou la fin du bail : il court dès la remise des clés, et chaque mois commencé de retard coûte 10 % du loyer.
• Garder tout le dépôt en attendant la régularisation des charges : la provision est limitée à 20 %, doit être justifiée et ne se conçoit qu'en immeuble collectif, quand les comptes ne sont pas encore arrêtés.