Lettre de relance

Ce que c'est

La lettre de relance est le premier rappel adressé au locataire dont le loyer n'est pas arrivé à la date prévue. Elle liste les mois en retard, avec leur date d'échéance et le montant restant dû, et invite à régulariser ou à prendre contact. Le ton reste courtois : la plupart des retards sont un oubli ou un virement en route.

Elle précède en général la mise en demeure. La relance n'obéit à aucune forme imposée. Selon le code civil, le débiteur est mis en demeure par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, ou, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l'obligation (article 1344), et la mise en demeure fait courir l'intérêt au taux légal (article 1344-1). La relance sert à agir vite et à garder la trace de ce que vous avez demandé. Si elle reste sans effet, l'étape suivante est en général la mise en demeure, souvent par lettre recommandée avec avis de réception, puis le commandement de payer visant la clause résolutoire du bail, délivré par un commissaire de justice. L'article 24 de la loi du 6 juillet 1989 n'impose pas de mise en demeure avant le commandement de payer.

Quand il le faut

• Dès que la date d'échéance est dépassée de quelques jours, le temps qu'un virement arrive : cinq jours est une tolérance raisonnable, pas plusieurs semaines.
• Une seule relance par location, qui reprend tous les mois dus, plutôt qu'un rappel par mois impayé.
• Conseil pratique, que la loi n'impose pas : sans réponse sous une quinzaine de jours, mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception, qui fixe un dernier délai.
• En parallèle, prévenez ceux qui garantissent : la caution dès le premier mois impayé, l'assureur de la garantie loyers impayés dans le délai prévu au contrat, Action Logement si le locataire est couvert par Visale.
• Si l'aide au logement vous est versée directement, signalez l'impayé à la CAF ou à la MSA dans les deux mois qui suivent sa constitution, c'est-à-dire dès que le locataire vous doit au moins deux fois le montant mensuel qui reste à sa charge, aide déduite (articles R. 824-1 et R. 824-4 du code de la construction et de l'habitation).
• Sans attendre trois ans : au-delà, les loyers impayés ne peuvent plus être réclamés.

Ce que dit la loi

• Article 7 a) de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : le locataire doit payer le loyer et les charges récupérables aux termes convenus ; un retard est un manquement au bail.
• Article 4 de la loi du 6 juillet 1989 : est réputée non écrite la clause qui fait supporter au locataire des frais de relance ou d'expédition de la quittance (alinéa p), comme celle qui autorise le bailleur à percevoir des amendes ou des pénalités (alinéa i). Une relance ne peut donc facturer ni frais ni pénalité.
• Articles 1344 et 1344-1 du Code civil : la mise en demeure se fait par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante — une lettre recommandée suffit — et elle fait courir les intérêts au taux légal.
• Article 24 de la loi du 6 juillet 1989, dans sa rédaction issue de la loi n° 2023-668 du 27 juillet 2023 : tout bail d'habitation contient une clause de résiliation de plein droit pour loyer, charges ou dépôt de garantie impayés ; elle ne produit effet que six semaines après un commandement de payer resté infructueux. Pour les baux signés avant l'entrée en vigueur de cette loi, c'est la clause du contrat qui continue de s'appliquer, avec son délai de deux mois (avis de la Cour de cassation du 13 juin 2024, n° 24-70.002).
• Article 24 toujours : lorsque le bail est garanti par un cautionnement, le commandement de payer est signifié à la caution dans les quinze jours ; à défaut, elle ne peut être tenue des pénalités ni des intérêts de retard.
• Article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 : les actions nées du bail se prescrivent par trois ans. Article 226-4-2 du Code pénal : pousser un locataire à partir par des manœuvres, des menaces ou des voies de fait (couper l'eau ou l'électricité, changer les serrures) est un délit ; seule la procédure judiciaire met fin au bail.

Ce qu'il doit contenir

• Vos coordonnées, le nom du locataire, l'adresse du logement et la date de la relance.
• La liste des mois impayés, chacun avec sa date d'échéance et le montant restant dû.
• Le total restant dû, sans la part de l'aide au logement quand la CAF ou la MSA vous la verse directement.
• Une formule de réserve, « sauf erreur de notre part », et l'invitation à ne pas tenir compte du message si le paiement vient d'être fait.
• Le moyen de régulariser, par virement sur votre compte, et une proposition de contact pour convenir d'un échéancier si le locataire est en difficulté.
• Aucune pénalité, aucun frais de relance, aucune menace : la relance rappelle une dette, elle n'en crée pas.
• Pour la mise en demeure qui suit, un dernier délai chiffré et l'annonce de la suite : appel de la caution, commandement de payer visant la clause résolutoire.

Les erreurs classiques

• Attendre : chaque mois qui passe grossit la dette et rend la régularisation plus difficile ; le premier rappel se fait dans la semaine.
• Envoyer trois relances pour trois mois : un seul message qui récapitule tout est plus clair pour le locataire, et moins pénible à recevoir.
• Réclamer la part versée par la CAF, ajouter des pénalités de retard ou des frais de relance : c'est faux ou interdit, et cela fragilise votre dossier.
• Oublier ceux qui garantissent : une caution prévenue trop tard, un sinistre déclaré hors délai, un impayé non signalé à l'organisme qui verse l'aide — et la garantie, ou l'aide, peut vous échapper.